Firma Elettronica – Un “nuovo” modo di fare affari

Con lo sviluppo dell’e-commerce, sempre più persone si sono abituate a concludere un contratto online con altre parti. A causa della pandemia, le aziende ora svolgono spesso attività a distanza come riunioni o redazione di documenti online. La firma elettronica, come elemento necessario di un contratto online, svolge un ruolo importante nella protezione dei diritti e degli interessi di ciascuna parte.

1. Cos’è una firma elettronica?

Una firma elettronica, come suggerisce il nome, è una firma in formato elettronico. Secondo la Legge Cinese, è costituita dai dati inclusi e allegati per l’uso dell’identificazione del firmatario e per la verifica che il firmatario abbia riconosciuto il contenuto in esso. Sebbene la firma elettronica si presenti come un grafico, la sua vera essenza è contenuta nei dati elettronici poiché il grafico della firma che vediamo sul contratto elettronico è solo una parte della firma elettronica.

2. La firma elettronica è affidabile?

La legge sulle firme elettroniche è stata inizialmente promulgata nel 2014, quindi è stata modificata nel 2015 e nel 2019. La struttura della firma in dati elettronici potrebbe portare alcune società a temere che una firma o un contratto possano essere facilmente falsificati, pertanto l’utilizzo non è ancora ampiamente diffuso. Infatti, la Legge prevede esplicitamente che solo se una firma elettronica è affidabile avrà lo stesso effetto legale di una firma a mano.

Per essere qualificata come affidabile la firma deve soddisfare i seguenti quattro requisiti: 1) La firma è di proprietà esclusiva del firmatario; 2) I dati forniti dalla firma sono controllati solo dal firmatario; 3) Qualsiasi alterazione della firma elettronica, dopo la firma, può essere determinata; e 4) Qualsiasi modifica al contenuto e alla forma di qualsiasi dato elettronico può essere determinata dopo la firma.

Solitamente, per confermare che la firma possa soddisfare i quattro requisiti, le parti inviano una richiesta a un fornitore di servizi di certificazione elettronica legalmente stabilito, che ne certifica l’affidabilità. Attualmente, ci sono più di 40 società terze che forniscono il servizio di certificazione della firma. Nel 2018, la scala di mercato delle firme elettroniche di terzi ha raggiunto oltre 13 milioni di RMB. Inoltre, alcuni governi locali forniscono anche tali servizi di firma elettronica. Ad esempio, a Shanghai, le società o gli individui possono richiedere direttamente una firma elettronica sul sito Web del governo e verificare l’autenticità di qualsiasi documento elettronico.

3. Come utilizzare correttamente una firma elettronica?

1) Limitazione d’uso

In generale, senza il rifiuto esplicito di una firma elettronica, i contratti o i documenti con una firma elettronica sono considerati efficaci. Tuttavia, per evitare ulteriori controversie, la parte che desidera utilizzare la firma elettronica deve in primo luogo accordarsi con la controparte. Inoltre, i documenti relativi ai rapporti personali, come matrimonio, adozione e successione, o relativi ai servizi di pubblica utilità, quali forniture di acqua, calore e gas, se firmati elettronicamente non hanno efficacia legale.

2) Fornitore di servizi certificato

Nelle aree in cui sono disponibili solo fornitori di servizi privati di terze parti, è importante per gli utenti verificare se il fornitore è qualificato per certificare la firma. In caso contrario, in caso di eventuale controversia, sarà difficile provare l’esistenza del contratto.

3) Custodia

Dopo aver ottenuto una firma elettronica da un fornitore di servizi, la società deve conservarla in modo adeguato, almeno nella stessa misura in cui una società conserverebbe in modo sicuro il tradizionale timbro societario. Se il firmatario viene a conoscenza della diffusione di qualsiasi dato fornito da una firma elettronica, abbia rivelato segreti ufficiali o possa rivelare segreti ufficiali, deve informare le parti interessate, interrompere l’uso dei dati e intraprendere altre azioni necessarie per prevenire ulteriori danni.

4) Conferma della controparte

Al momento della firma di un contratto elettronico, in genere le parti non si incontrano di persona. Pertanto, potrebbe esserci il rischio che una parte possa essere impersonato da terzi. Per garantire che il contratto sia firmato con la parte corretta, è consigliabile che la società comunichi per telefono o  videochiamata con il firmatario della controparte per ottenere la conferma della sua identità.

Come nuovo modo di operare, la firma elettronica, insieme agli effetti della pandemia, ha avuto un ruolo importante negli ultimi mesi, poiché un numero crescente di persone ha riconsiderato le proprie opinioni su questa tecnologia. Se hai bisogno di ulteriori informazioni o di dubbi, contatta info@dandreapartners.com.