Redazione e revisione di contratti commerciali in Vietnam

Perché i contratti commerciali in Vietnam sono diversi

I contratti commerciali internazionali conclusi con una parte vietnamita sono disciplinati da un quadro giuridico che, nell’ultimo decennio, è stato ampiamente codificato e modernizzato, ma che conserva alcune caratteristiche applicative che spesso sorprendono le controparti straniere.

La disciplina vietnamita dei contratti è regolata principalmente dal Codice civile del 2015 e dalla Legge sul commercio del 2005, cui si aggiungono ulteriori normative specifiche di settore, applicabili in funzione dell’oggetto dell’operazione. Tale distinzione assume rilevanza pratica poiché incide su aspetti quali il termine di prescrizione applicabile, la ripartizione delle responsabilità e la misura in cui le parti possono liberamente concordare le condizioni commerciali. Il diritto contrattuale vietnamita riconosce il principio dell’autonomia contrattuale, che opera, tuttavia, entro i limiti delle disposizioni normative imperative, dei requisiti formali eventualmente applicabili e dei principi di buona fede, i quali devono essere rispettati durante l’intera durata del rapporto contrattuale.

Anche i requisiti linguistici richiedono particolare attenzione. La legislazione vietnamita non impone un requisito linguistico generale applicabile a tutti i contratti commerciali e le parti possono, in linea di principio, concordare l’utilizzo della lingua vietnamita, di una lingua straniera o di un testo bilingue, fatte salve le disposizioni imperative previste dalla normativa specifica di settore, ad esempio in materia di trasferimento tecnologico, tutela dei consumatori, costruzioni e contabilità. Nella pratica, tuttavia, quando un contratto viene prodotto dinanzi agli organi giurisdizionali o alle autorità pubbliche, può essere necessaria, per ragioni procedurali, una versione in lingua vietnamita o una traduzione certificata in vietnamita.

Un’altra caratteristica distintiva della prassi contrattuale in Vietnam è l’importanza attribuita all’effettiva possibilità di far valere il contratto nella fase contenziosa. Nei contratti che presentano elementi di internazionalità, la scelta del meccanismo di risoluzione delle controversie, della legge applicabile e la chiarezza della redazione possono incidere in modo significativo sulla possibilità di far valere efficacemente in Vietnam i diritti derivanti dal contratto. Il termine di prescrizione delle azioni derivanti da controversie contrattuali varia in funzione della natura dell’operazione: è rigorosamente pari a due anni per le controversie commerciali disciplinate dalla Legge sul commercio e a tre anni per i contratti civili in generale ai sensi del Codice civile, decorrenti dalla data in cui la parte attrice ha avuto, o avrebbe dovuto avere, conoscenza della lesione dei propri diritti o interessi. Inoltre, l’asimmetria esistente tra il riconoscimento e l’esecuzione delle sentenze straniere — soggetti a condizioni restrittive e fondati sull’esistenza di un trattato o sul principio di reciprocità — e quelli dei lodi arbitrali stranieri, riconoscibili ed eseguibili ai sensi della Convenzione di New York, rappresenta il principale elemento strutturale da considerare nella redazione di qualsiasi clausola di risoluzione delle controversie contenuta in contratti commerciali transfrontalieri che coinvolgano una parte vietnamita.

Redazione dei contratti in Vietnam

La redazione dei contratti relativi a operazioni che coinvolgono il Vietnam deve prendere le mosse dalle norme in materia di validità, capacità e poteri delle parti, nonché di forma. Un negozio giuridico di natura civile è generalmente valido quando le parti dispongono della capacità necessaria, agiscono volontariamente e lo scopo e il contenuto del contratto non violano la legge o l’etica sociale. Qualora la legge richieda la forma scritta, l’intervento notarile, l’autenticazione, la registrazione o l’adempimento di altre formalità, tali requisiti devono essere rispettati.

Nella prassi commerciale, la medesima struttura fondamentale si applica ai contratti di fornitura, agli accordi di distribuzione, ai contratti di servizi, agli accordi di riservatezza, agli accordi di licenza e ai documenti relativi alle joint venture. Tuttavia, i rischi connessi alla redazione variano notevolmente in base alla tipologia dell’operazione. Tra le criticità più comuni rientrano l’identificazione poco chiara del soggetto contraente, l’insufficiente verifica dei poteri di firma, le incongruenze tra le diverse versioni linguistiche e l’utilizzo di modelli contrattuali importati che non tengono conto del diritto vietnamita o della relativa prassi applicativa.

Gli errori redazionali più frequentemente commessi dalle imprese straniere sono ricorrenti: l’utilizzo mediante “copia e incolla” di modelli contrattuali stranieri contenenti clausole non applicabili ai sensi del diritto vietnamita, quali penali eccessive o obblighi di indennizzo eccessivamente ampi; l’individuazione ambigua della società che assume la qualità di parte contraente; la mancata chiarezza in merito alle modalità di apposizione del timbro societario e di sottoscrizione da parte dei soggetti autorizzati; nonché l’inadeguata gestione della redazione bilingue, con particolare riferimento alla clausola che individua la versione linguistica prevalente. La revisione legale del contratto prima della sottoscrizione consente di individuare la maggior parte di tali criticità e rappresenta l’intervento con il miglior rapporto tra costi e benefici disponibile per i contratti commerciali conclusi con controparti vietnamite.

Revisione contrattuale e analisi dei rischi in Vietnam

La revisione legale dei contratti in Vietnam non si limita alla correzione grammaticale o alla revisione delle condizioni commerciali. Si tratta di un’attività di analisi del rischio giuridico volta a verificare se il progetto di contratto sia suscettibile di esecuzione, internamente coerente e conforme al diritto vietnamita e all’effettiva volontà commerciale delle parti.

• Clausole di risoluzione delle controversie — La scelta tra gli organi giurisdizionali vietnamiti, l’arbitrato vietnamita, come quello amministrato dal VIAC, e l’arbitrato estero assume un’importanza determinante. Il riconoscimento e l’esecuzione delle sentenze straniere in Vietnam continuano a presentare notevoli difficoltà, mentre i lodi arbitrali stranieri possono essere riconosciuti ed eseguiti ai sensi della Convenzione di New York. Per la maggior parte delle parti straniere, la clausola arbitrale rappresenta quindi la soluzione pratica generalmente adottata. Essa deve essere redatta in modo da essere valida ai sensi del diritto vietnamita e deve individuare una specifica istituzione arbitrale, la sede dell’arbitrato e il regolamento applicabile. Una clausola arbitrale viziata costituisce una delle cause più comuni per cui un contratto risulta inefficace nella fase esecutiva.
• Clausole sulla legge applicabile — Nei contratti che presentano elementi di internazionalità, le parti possono scegliere una legge straniera come legge regolatrice del rapporto. Tuttavia, le disposizioni imperative, come quelle applicabili agli accordi relativi a beni immobili situati in Vietnam, prevalgono sulla scelta effettuata dalle parti. Una clausola standard che individui il diritto inglese o il diritto dello Stato di New York come legge applicabile può pertanto essere parzialmente disapplicata qualora il contratto produca effetti all’interno del Paese.
• Clausole in materia di proprietà intellettuale e riservatezza — Le clausole contenute negli accordi di riservatezza e adattate al diritto vietnamita costituiscono l’alternativa operativa ai modelli di NDA importati che non risultano adeguati al sistema giudiziario locale. Le clausole pertinenti devono essere redatte specificamente in modo da risultare suscettibili di esecuzione, poiché gli NDA standard di matrice occidentale spesso si rivelano inefficaci nella fase esecutiva.
• Forza maggiore e limitazione della responsabilità — La forza maggiore è definita dalla legislazione vietnamita; eventuali definizioni contrattuali eccessivamente ampie possono essere interpretate restrittivamente dagli organi giurisdizionali. In particolare, il diritto vietnamita distingue tra penali contrattuali e risarcimento dei danni. Ai sensi della Legge sul commercio del 2005, le penali contrattuali non possono superare l’8% del valore della parte dell’obbligazione contrattuale rimasta inadempiuta. Inoltre, poiché il risarcimento presuppone la prova di una perdita effettiva e diretta, istituti propri dei sistemi di common law, quali la liquidazione preventiva del danno o i danni punitivi, non sono generalmente applicabili nella loro formulazione occidentale standard.
• Clausole linguistiche e interpretative — Tali clausole assumono particolare importanza nei contratti bilingui. Poiché la prassi vietnamita richiede spesso una versione in lingua vietnamita ai fini della registrazione, dell’esecuzione o dei rapporti con le autorità, il contratto dovrebbe indicare chiaramente quale lingua prevalga in caso di difformità. In assenza di tale clausola, possono sorgere controversie in merito alla versione linguistica prevalente, soprattutto quando le condizioni commerciali siano state tradotte in modo approssimativo o incoerente.

Conformità ed esecuzione dei contratti in Vietnam

In Vietnam, l’esecuzione di un contratto può seguire, nella pratica, due percorsi: il ricorso ai Tribunali del Popolo oppure all’arbitrato, a seconda della clausola di risoluzione delle controversie e della natura della controversia stessa. Per la maggior parte delle parti straniere, l’arbitrato rappresenta la soluzione generalmente adottata nella prassi. Le sentenze degli organi giurisdizionali vietnamiti sono eseguite tramite gli organi competenti per l’esecuzione civile, mentre il riconoscimento delle sentenze straniere è soggetto a condizioni restrittive.

Per l’arbitrato relativo a contratti conclusi con parti vietnamite, tra le opzioni istituzionali disponibili nella prassi rientrano il VIAC in Vietnam e, a seconda delle preferenze delle parti, l’HKIAC o il SIAC all’estero. La redazione di una clausola che individui chiaramente una specifica istituzione arbitrale, la sede dell’arbitrato e il regolamento applicabile costituisce una condizione preliminare affinché ciascuna di tali opzioni possa operare efficacemente.

La conformità contrattuale non riguarda soltanto la fase di esecuzione, ma anche il continuo adempimento delle obbligazioni contrattuali. Numerosi contratti commerciali prevedono obblighi di conformità, tra cui la protezione dei dati ai sensi della Legge sulla protezione dei dati personali, qualora il contratto riguardi informazioni personali o trasferimenti transfrontalieri di dati, nonché il rispetto della normativa valutaria e degli obblighi dichiarativi relativi alla Foreign Contractor Tax (FCT), qualora i flussi di pagamento abbiano carattere transfrontaliero. Il monitoraggio di tali obblighi per tutta la durata dell’accordo può determinare la differenza tra una regolare esecuzione del contratto e il progressivo insorgere di circostanze suscettibili di generare una controversia.

Dinamiche negoziali in Vietnam

Le negoziazioni con controparti vietnamite presentano con frequenza dinamiche ricorrenti che, se adeguatamente previste, possono essere disciplinate in sede di redazione contrattuale. Il term sheet sottoscritto o il Memorandum of Understanding (MoU) viene talvolta considerato come una posizione iniziale per ulteriori negoziazioni, anziché come un quadro negoziale già definito.

Anche le relazioni tra le parti incidono sulla redazione contrattuale, con conseguenze che possono emergere in un momento successivo. Gli impegni verbali e le intese collaterali, che una parte potrebbe ritenere vincolanti, potrebbero non trovare riscontro nel documento definitivo. In molte situazioni pratiche, se un accordo non è riportato nel contratto debitamente sottoscritto e, ove necessario, munito del timbro societario, deve considerarsi come non esistente.

La risposta più efficace a tali rischi non consiste nell’inasprimento dei rapporti negoziali, bensì in una redazione rigorosa del contratto, che traduca gli impegni assunti in disposizioni vincolanti e individui chiaramente quali clausole siano commercialmente negoziabili e quali, invece, non lo siano. Le più comuni tattiche di pressione possono essere neutralizzate attraverso condizioni contrattuali adeguatamente documentate, anziché mediante uno scontro diretto nel corso della negoziazione.

Considerazioni contrattuali specifiche per settore

In Vietnam, i requisiti relativi alla redazione contrattuale variano significativamente in funzione del settore di riferimento. Considerare i contratti come un’attività giuridica generica, anziché come un’attività da adattare alle specificità di ciascun settore, rappresenta uno degli errori redazionali più comuni.

• Produzione e catena di approvvigionamento — Le specifiche qualitative, la titolarità delle attrezzature, gli obblighi di non elusione imposti ai fornitori e i diritti di ispezione richiedono una redazione specificamente adattata al diritto vietnamita. Nei contratti di fornitura conclusi con produttori vietnamiti è opportuno definire chiaramente le procedure di accettazione e i rimedi applicabili in caso di non conformità delle consegne.
• Tecnologia e settori ad alta rilevanza per la proprietà intellettuale — Gli accordi di licenza, i contratti relativi a software e gli accordi di trasferimento tecnologico richiedono un’attenta disciplina della titolarità dei diritti di proprietà intellettuale, della normativa sul trasferimento tecnologico e degli obblighi di localizzazione dei dati, qualora siano coinvolti dati operativi.
• Distribuzione e rapporti con i consumatori — Gli accordi di distribuzione devono essere coordinati con la Legge sulla concorrenza del 2018, in particolare per quanto riguarda l’imposizione dei prezzi di rivendita e le clausole di esclusiva. I contratti conclusi con i consumatori devono inoltre rispettare la rigorosa normativa sulla tutela dei diritti dei consumatori.
• Settore immobiliare e infrastrutture — I contratti relativi a operazioni immobiliari richiedono un’attenzione rigorosa alla struttura dei diritti di uso dei terreni prevista dalla Legge fondiaria, all’applicazione obbligatoria del diritto vietnamita agli immobili situati nel Paese, nonché alle rigorose formalità di registrazione e notarili.

Il nostro ruolo come studio legale specializzato in contratti commerciali in Vietnam

In qualità di team di avvocati specializzati in contrattualistica commerciale, dotato di una presenza stabile in Vietnam, assistiamo le imprese straniere nella predisposizione di contratti destinati a produrre efficacemente i propri effetti nel Paese, tra cui contratti di fornitura, distribuzione, joint venture, licenza, tecnologia e l’intera gamma degli accordi commerciali bilaterali. I nostri avvocati abilitati, operativi ad Hanoi e Ho Chi Minh City, si occupano della redazione, della revisione e dell’esecuzione dei contratti ai sensi del diritto locale. La nostra rete europea e asiatica, presente in Italia, Hong Kong, India, Cina ed Emirati Arabi Uniti, gestisce invece gli aspetti relativi alla giurisdizione di origine del cliente e a quella della controparte, sui quali si fonda qualsiasi contratto transfrontaliero.

I nostri servizi di diritto commerciale sono concepiti secondo un approccio integrato: l’attività contrattuale viene svolta in coordinamento con i nostri team specializzati in compliance, proprietà intellettuale e contenzioso, affinché, sin dalla fase iniziale della redazione del contratto, possano essere adeguatamente considerate le possibili problematiche normative, di proprietà intellettuale e di risoluzione delle controversie. Qualora un contratto redatto tre anni prima divenga successivamente oggetto di controversia, lo stesso team che lo ha predisposto può elaborare la relativa strategia di tutela e di esecuzione.

Per la maggior parte dei clienti, ciò significa poter ricevere assistenza da un unico studio durante l’intero ciclo di vita del contratto — dalla redazione all’esecuzione e, ove necessario, alla tutela dei diritti derivanti dall’accordo. Tale approccio garantisce una maggiore continuità e coerenza in ogni fase rispetto al ricorso a una successione di professionisti specializzati, ciascuno dei quali sarebbe altrimenti chiamato a iniziare l’analisi da capo.