Perché la formazione professionale in Italia è diversa
La formazione professionale in Italia parte da una realtà che molti programmi internazionali di compliance non considerano: il rischio legale italiano spesso sorge non perché i team ignorino la legge, ma perché applicano le politiche di gruppo senza adattarle alle procedure italiane, agli standard di documentazione, alle tutele dei lavoratori e alle aspettative delle autorità di regolamentazione. Una politica globale può apparire coerente a livello di sede centrale, ma risultare inefficace a livello locale se non tiene conto delle norme italiane in materia di lavoro, della prassi relativa al GDPR, dei contratti collettivi di lavoro, degli obblighi in materia di sicurezza sul luogo di lavoro o dei controlli sulla responsabilità degli enti.
Il contesto giuridico italiano è inoltre fortemente basato sulla documentazione. Le decisioni in materia di lavoro, le procedure disciplinari, le informative sulla privacy, gli accordi sul trattamento dei dati, i registri relativi alla salute e alla sicurezza, le indagini interne, le approvazioni del consiglio di amministrazione, le segnalazioni di whistleblowing e le negoziazioni contrattuali dipendono tutte da elementi di prova che la società deve essere in grado di produrre successivamente. La formazione deve pertanto insegnare ai team come creare e conservare la corretta documentazione prima che si verifichino una controversia, un’ispezione, un audit o una richiesta da parte di un’autorità di regolamentazione.
La rapidità dei cambiamenti aggrava la questione. Negli ultimi anni, le società che operano in Italia hanno dovuto adeguarsi alla prassi applicativa del GDPR, alle norme sul whistleblowing, ai cambiamenti nelle modalità di lavoro e di lavoro da remoto, alle crescenti aspettative in materia di cybersicurezza, alla rendicontazione in materia di sostenibilità e governance e all’evoluzione degli approcci alla compliance aziendale. Un team formato una sola volta al momento dell’ingresso nel mercato può diventare rapidamente non aggiornato.
Infine, l’ambiente di lavoro è spesso multilingue e transfrontaliero. Dipendenti italiani, manager locali, sedi centrali estere, risorse umane regionali e team di compliance di gruppo possono tutti lavorare sulla stessa questione utilizzando lingue e presupposti giuridici differenti. Una formazione che ignora questo divario lascia spazio a incomprensioni proprio nei punti in cui sorge la responsabilità: decisioni di licenziamento, monitoraggio dei dipendenti, trasferimenti di dati, contratti con i fornitori, incidenti relativi alla sicurezza o segnalazioni interne.
Esigenze di formazione sulla compliance in Italia
La formazione sulla compliance in Italia è particolarmente necessaria nei casi in cui i requisiti legali locali si intersecano con le decisioni aziendali quotidiane. Lo schema riscontrabile tra le società a controllo straniero è ricorrente: le politiche di gruppo vengono importate da un’altra giurisdizione, i team locali le adattano informalmente e le persone che per prime si trovano di fronte a situazioni che fanno sorgere implicazioni giuridiche non sono sempre formate per riconoscerle.
Le aree a più alto rischio riguardano solitamente le risorse umane, la privacy, la sicurezza sul luogo di lavoro, i contratti, la governance societaria, il whistleblowing, l’anticorruzione e la compliance specifica di settore. I responsabili delle risorse umane gestiscono assunzioni, periodi di prova, procedimenti disciplinari, lavoro da remoto, categorie protette, licenziamenti e accordi transattivi. I team IT e marketing trattano dati personali, gestiscono i cookie, utilizzano sistemi CRM e condividono informazioni con le società del gruppo. I team operativi gestiscono procedure di sicurezza, appaltatori, incidenti, questioni ambientali e ispezioni. I team vendite e acquisti negoziano contratti, obblighi di riservatezza, impegni anticorruzione, termini di pagamento e obblighi dei fornitori.
Una formazione efficace sulla compliance aziendale in Italia è pertanto rivolta ai singoli ruoli, non al “personale” in generale. Risorse umane, finanza, acquisti, vendite, management, IT e personale degli stabilimenti affrontano rischi diversi e necessitano di procedure diverse. La formazione sulla compliance normativa in Italia diventa utile quando traduce le norme giuridiche in punti di controllo interni: cosa deve essere sottoposto all’attenzione dei responsabili competenti, cosa deve essere documentato, cosa non può essere promesso e cosa richiede una revisione legale prima che venga intrapresa un’azione.
Formazione sulla proprietà intellettuale e sui contratti commerciali in Italia
La formazione sulla proprietà intellettuale e sui contratti commerciali in Italia parte da un punto pratico: molti rischi legali emergono prima di una controversia formale. Un responsabile delle vendite negozia un’esclusiva, un distributore richiede l’utilizzo del marchio, un fornitore riceve disegni tecnici, un consulente sviluppa un software oppure un team marketing lancia il nome di un prodotto prima di effettuare una verifica preventiva della disponibilità del marchio. Se il team interno non riconosce la situazione che fa sorgere implicazioni giuridiche, la società può perdere potere negoziale prima ancora che venga coinvolto un consulente legale.
La formazione sui contratti commerciali dovrebbe concentrarsi sul modo in cui le norme italiane e dell’UE incidono sui comuni documenti aziendali: contratti di fornitura, contratti di distribuzione, accordi di agenzia, contratti di servizi, NDA, accordi di licenza, termini e condizioni generali, ordini di acquisto e accordi transattivi. I team devono comprendere quali clausole sono negoziabili, quali richiedono il coinvolgimento dei responsabili competenti e quali possono creare un’esposizione a lungo termine, incluse la legge applicabile, la giurisdizione, la limitazione di responsabilità, le penali, la risoluzione, i termini di pagamento, la titolarità della proprietà intellettuale, la riservatezza, la protezione dei dati e gli impegni di compliance.
La formazione sulla proprietà intellettuale dovrebbe concentrarsi sulla titolarità e sull’utilizzo. I dipendenti e i team commerciali dovrebbero sapere quando è necessaria una ricerca sul marchio, quando un design o un’invenzione devono essere protetti prima della divulgazione, come il know-how riservato dovrebbe essere condiviso con i fornitori e perché l’utilizzo non autorizzato di materiali di terzi può generare responsabilità. In Italia, come nel più ampio mercato dell’UE, la tutela della proprietà intellettuale funziona al meglio quando il deposito, le tutele contrattuali, le misure di riservatezza e la predisposizione delle misure necessarie per far valere i diritti sono coordinati prima che il bene venga esposto.
Il risultato della formazione non è una consapevolezza generica. È un insieme di prassi interne: nessun lancio di un nuovo marchio senza una verifica preventiva, nessuna divulgazione di know-how senza un NDA, nessun utilizzo del marchio da parte di un distributore senza limiti stabiliti per iscritto e nessuna accettazione di clausole contrattuali che l’azienda non sia effettivamente in grado di rispettare.
Formazione sul diritto del lavoro e sulla compliance HR in Italia
I team HR in Italia operano all’interno di un quadro giuslavoristico caratterizzato da un elevato livello di tutela e da requisiti formali. La formazione sul diritto del lavoro deve pertanto riguardare le decisioni che più frequentemente generano rischi: tipologia contrattuale, periodo di prova, inquadramento ai sensi del contratto collettivo applicabile, orario di lavoro, lavoro da remoto, coordinamento delle retribuzioni, procedimento disciplinare, categorie protette, licenziamento, accordi transattivi e documentazione dei dipendenti.
Gli errori più comuni sono di natura procedurale. Un contratto di lavoro viene firmato utilizzando un modello straniero, il CCNL applicabile non viene correttamente recepito, la clausola relativa al periodo di prova non è validamente formulata, un consulente viene gestito come un dipendente, una lettera disciplinare viene inviata troppo tardi o senza dettagli sufficienti oppure un licenziamento viene comunicato prima che le prove siano state organizzate. Ciascuna di queste problematiche può trasformarsi in una controversia dinanzi al giudice del lavoro o in un punto di negoziazione nell’ambito di un accordo transattivo.
Formare i responsabili HR significa insegnare loro a individuare la controversia prima che questa sorga. La documentazione relativa a un dipendente con prestazioni insufficienti, le assenze ripetute, un reclamo sul luogo di lavoro, una richiesta di lavoro da remoto, le dimissioni a seguito di presunte spettanze non corrisposte o il dipendente che gestisce informazioni riservate richiedono tutti documentazione e procedure. Poiché le controversie di lavoro in Italia spesso dipendono da ciò che il datore di lavoro è in grado di provare, la documentazione conservata quotidianamente costituisce parte della difesa della società.
Per le società straniere, la formazione HR dovrebbe inoltre affrontare il divario tra le politiche di gruppo e il diritto italiano. Una politica disciplinare, un piano di bonus, un patto di non concorrenza, uno strumento di monitoraggio o una procedura di licenziamento per riduzione del personale possono essere validi in un’altra giurisdizione ma richiedere un adattamento prima di poter essere utilizzati in Italia.
Formazione sulla compliance EHS in Italia
La compliance EHS in Italia si fonda sugli obblighi in materia di salute e sicurezza sul luogo di lavoro, sulla valutazione dei rischi, sulle misure di prevenzione, sulla formazione, sulla documentazione e sull’attribuzione di ruoli e responsabilità all’interno dell’organizzazione. Per le società con uffici, magazzini, stabilimenti, laboratori, punti vendita o attività di costruzione, la formazione EHS non è una mera formalità. È uno strumento fondamentale per il controllo dei rischi.
La formazione deve essere rivolta alle persone che gestiscono concretamente il rischio: datori di lavoro, dirigenti, preposti, risorse umane, team responsabili delle strutture, responsabili di stabilimento e dipendenti esposti a rischi specifici. Questi soggetti devono comprendere cosa comporta il documento di valutazione dei rischi, quali procedure si applicano, come devono essere segnalati gli incidenti, quali registri devono essere conservati e come gestire appaltatori, attrezzature, procedure di emergenza e ispezioni.
La documentazione è determinante. Registri della formazione, valutazione dei rischi, lettere di nomina, procedure di sicurezza, registri di manutenzione, rapporti sugli incidenti, sorveglianza sanitaria e verifiche sugli appaltatori sono i documenti che dimostrano se la società ha effettivamente gestito la sicurezza nella pratica. In caso di ispezione o a seguito di un incidente, ciò che la società è in grado di produrre è spesso importante quanto ciò che la società intendeva fare.
La formazione EHS è inoltre collegata alla responsabilità degli enti. I reati in materia di sicurezza sul luogo di lavoro possono interagire con il sistema di controllo interno della società e, a seconda delle circostanze, con la responsabilità ai sensi del Decreto Legislativo 231/2001. Team adeguatamente formati riducono il rischio che una questione relativa alla sicurezza si trasformi in una problematica più ampia di natura societaria, normativa o reputazionale.
Formazione sulla privacy e sul GDPR in Italia
La compliance al GDPR in Italia non può essere raggiunta attraverso il solo aggiornamento delle policy. Gli obblighi si inseriscono nelle decisioni quotidiane prese anche lontano dall’ufficio legale: le risorse umane che gestiscono i fascicoli dei dipendenti, il marketing che lancia campagne, l’IT che seleziona piattaforme, le vendite che utilizzano dati CRM, l’ufficio acquisti che inserisce nuovi fornitori e il management che invia informazioni alla sede centrale.
La formazione deve fornire ai team i concetti di cui hanno effettivamente bisogno nella pratica. Dovrebbero comprendere le basi giuridiche del trattamento, le informative sulla privacy, il consenso, il legittimo interesse, i diritti degli interessati, la conservazione dei dati, gli accordi sul trattamento dei dati, le violazioni dei dati personali, i trasferimenti internazionali, i cookie, la videosorveglianza, il monitoraggio dei dipendenti e i limiti all’utilizzo dei dati personali per finalità diverse da quelle originariamente comunicate.
L’elemento italiano è rilevante. La prassi applicativa del Garante, le norme sul monitoraggio dei dipendenti, le comunicazioni di marketing, i canali di whistleblowing e il trattamento dei dati nell’ambito delle risorse umane richiedono più di una presentazione generica sul GDPR. I team formati esclusivamente sulla base di una policy di livello europeo possono comunque non cogliere i requisiti locali in materia di trasparenza, proporzionalità, coordinamento con il diritto del lavoro e documentazione.
Il risultato della formazione dovrebbe essere una procedura: il marketing verifica il consenso e le informative prima di lanciare una campagna; le risorse umane verificano la trasparenza prima di implementare uno strumento di monitoraggio; l’IT sottopone all’attenzione dei responsabili competenti i trasferimenti internazionali di dati prima di attivare l’accesso da remoto; l’ufficio acquisti invia i contratti con i fornitori affinché venga effettuata una revisione degli accordi sul trattamento dei dati; i dipendenti sanno come segnalare internamente una potenziale violazione dei dati personali. La formazione sulla privacy funziona quando le persone sanno cosa fare prima che l’incidente si trasformi in una problematica che richiede l’intervento dell’autorità di controllo.
Formazione su whistleblowing, 231 e integrità aziendale in Italia
La formazione sull’integrità aziendale in Italia dovrebbe riguardare il whistleblowing, l’anticorruzione, i conflitti di interesse, i controlli interni e il Decreto Legislativo 231/2001. Questi temi vengono spesso trattati come questioni astratte di compliance, ma nella pratica dipendono dal comportamento di manager e dipendenti che approvano pagamenti, gestiscono fornitori, interagiscono con pubblici ufficiali, gestiscono segnalazioni interne o supervisionano team.
La formazione sul whistleblowing è essenziale perché i canali di segnalazione interna funzionano soltanto se le persone comprendono quando e come utilizzarli, chi gestisce le segnalazioni, cosa comporta la riservatezza e quali tutele contro le ritorsioni si applicano. Anche i manager necessitano di una formazione specifica su cosa non fare: porre in essere ritorsioni informali, identificare inutilmente il segnalante, ritardare la trasmissione della segnalazione ai soggetti competenti o trattare una segnalazione come un normale reclamo HR quando potrebbe richiedere una procedura protetta.
La formazione sul Decreto Legislativo 231/2001 dovrebbe collegare il modello alla concreta attività aziendale. I dipendenti dovrebbero comprendere perché esistono determinate procedure, quali reati sono rilevanti per le attività della società, come i flussi di approvazione riducono il rischio, quale ruolo svolge l’organismo di vigilanza e perché la documentazione è importante. Un Modello 231 che non viene compreso dalle persone che svolgono concretamente l’attività aziendale costituisce una prova debole dell’effettività dei controlli.
La formazione in materia di anticorruzione e integrità dovrebbe essere adattata al profilo di rischio della società. Appalti pubblici, licenze, dogane, agenti, distributori, regali, ospitalità, sponsorizzazioni, donazioni, consulenti e fornitori ad alto rischio richiedono tutti esempi pratici. L’obiettivo non è rendere i dipendenti esperti legali, ma garantire che sappiano riconoscere quando una decisione deve essere sospesa, documentata o sottoposta all’attenzione dei responsabili competenti.
Il nostro ruolo come fornitore di formazione professionale in Italia
I nostri servizi di formazione legale in Italia sono erogati da avvocati che operano direttamente nelle materie oggetto della formazione: il professionista che forma le risorse umane in materia di licenziamenti gestisce controversie di lavoro; l’avvocato che forma il management in materia di 231 e whistleblowing si occupa di modelli di compliance e indagini interne; il professionista che forma i team privacy gestisce la documentazione GDPR, i trasferimenti di dati e le questioni normative.
Questa è la formazione professionale come la intendiamo noi: consulenza fornita attraverso un percorso formativo, non un corso basato sulla semplice esposizione di una presentazione generica. I programmi sono costruiti sulla base del settore del cliente, della sua esposizione ai rischi legali in Italia, della struttura del gruppo e del team a cui è rivolta la formazione. Una sessione EHS e 231 destinata a uno stabilimento produttivo non sarà strutturata come una sessione su GDPR e contratti commerciali destinata a un ufficio vendite.
La formazione può essere strutturata sia per i team locali italiani sia per il management internazionale, in modo che lo stesso rischio venga compreso in maniera uniforme all’interno dell’organizzazione. Ove necessario, la formazione può basarsi direttamente sui documenti del cliente: contratti, policy, informative sulla privacy, modelli HR, procedure di whistleblowing, flussi di segnalazione e processi interni di approvazione.
Poiché la formazione spesso fa emergere questioni che richiedono un intervento ulteriore rispetto alla sola attività formativa, lo stesso team può occuparsene successivamente attraverso servizi di consulenza legale: il contratto che deve essere riformulato, l’informativa sulla privacy che non corrisponde alla prassi effettiva, la procedura HR che deve essere adattata al contesto italiano o la carenza in materia di compliance che dovrebbe essere corretta prima di un’ispezione o di una controversia. Per la maggior parte dei clienti, ciò crea continuità tra formazione, attuazione e gestione del rischio legale.
