OBBLIGO DELL’INDIRIZZO PEC PER GLI AMMINISTRATORI DELLE SOCIETA’ ITALIANE

La dichiarazione dell’indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) non è più un obbligo limitato alle sole società ma si estende anche ai propri amministratori. La novità è stata introdotta con la legge di bilancio n. 207/2024 ed è stata immediatamente applicabile a tutte le imprese costituite o che si siano registrate presso il Registro Imprese a far data dal 1 gennaio 2025. È stato necessario, tuttavia, un chiarimento da parte del Ministero delle Imprese e del Made in Italy (MIMIT) in data 12 marzo 2025 per dipanare i dubbi in merito all’applicabilità di detta nuova regola anche alle società costituite precedentemente al 2025.

In via generale, la norma prevede l’obbligo, a carico degli amministratori delle imprese costituite in forma societaria di comunicare un indirizzo di posta elettronica certificata presso  il competente Registro Imprese.

Destinatari sono dunque tutti gli amministratori di società, siano essere di persone o di capitali che possano svolgere attività imprenditoriale, incluse quindi le società a responsabilità limitata e le società per azioni.

Ogni amministratore, singolarmente anche ove parte di un Consiglio, è dunque ora tenuto a comunicare al Registrato un indirizzo PEC proprio ed esclusivo per permetterne la conoscibilità da parte di tutti i soggetti terzi che possano avere legittimamente interesse ad un canale di comunicazione diretto e formale.

Il MIMIT è intervenuto anche per portare un chiarimento in merito ad un altro aspetto, ovvero quello che riguardava la possibilità di utilizzare l’indirizzo PEC dell’impresa anche per gli amministratori. Il chiarimento ministeriale è intervenuto anche su questo punto, specificando l’impossibilità per l’indirizzo PEC della società di coincidere con quello dell’amministratore. Infatti, l’amministratore è tenuto a dotarsi di un indirizzo individuale e distinto da quello societario. Si è precisato anche che, nel caso in cui un amministratore svolga tale ruolo per più imprese, lo stesso indirizzo PEC possa essere utilizzato in più casi, identificando l’indirizzo PEC quale “domicilio” del soggetto amministratore quale singolo.

Le imprese e i loro amministratori dovranno adeguarsi entro i termini di legge che sono stati fissati entro la scadenza del 30 giugno 2025. Tale termine potrà essere anticipato, e lo sarà obbligatoriamente in caso di iscrizione di nuova nomina o di rinnovo dell’amministratore, dovendo in soggetto comunicare la PEC in tale sede.

In caso di mancato adempimento alla nuova normativa, si prevede la possibilità di sospensione della procedura (ad esempio nei casi di iscrizione di nuovo amministratore) oppure l’applicazione delle sanzioni da Euro 103 a Euro 1032.

Preme ricordare che la PEC è un sistema di comunicazione elettronica adottato in Italia ed introdotto nel 2005, che si distingue dalla posta elettronica tradizionale in quanto garantisce l’autenticità e l’integrità del contenuto e della comunicazione, fornendo anche una prova legale della data e dell’ora di invio e ricezione del messaggio. Ciò significa che la PEC ha il medesimo valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno, in quanto i soggetti coinvolti (mittente e destinatario) utilizzando la PEC hanno garanzia di autenticità della comunicazione oltre ad avere certezza dell’invio e della consegna del messaggio, alla stregua della posta raccomandata, ricevendo la cosiddetta “ricevuta di consegna”.

In Italia, la PEC si rende obbligatoria per le aziende, i professionisti e le pubbliche amministrazione e ha ormai assunto una importanza tale da sostituire le tradizionali corrispondenze burocratiche, con particolare riferimento alle comunicazioni ufficiali.

Da un punto di vista legale, la PEC è anche un mezzo di prova in caso di controversie. La ricevuta di consegna, che attesta l’avvenuta lettura da parte del destinatario, ha lo stesso valore probatorio di un atto ufficiale, rendendola uno strumento fondamentale per la trasparenza e la legalità nelle comunicazioni formali.

La PEC sta assumendo dunque sempre maggior valore ed è importante che questo strumento sia gestito nella modalità più coscienziosa e responsabile, soprattutto nelle aziende, con costante verifica della casella dedicata e reindirizzamento tempestivo delle e-mail ricevute.