In Vietnam, i timbri della società sono considerati la firma personale della società e vengono utilizzati per certificare la natura dei documenti e dimostrarne l’origine ufficiale. Sono utilizzati per atti, documenti commerciali della società o qualsiasi altro documento ufficiale. Ogni società è responsabile per il contenuto e l’uso dei propri timbri. Il timbro può avere quattro formati: un timbro a inchiostro, un timbro in rilievo, un timbro mini (inchiostro / in rilievo) o uno impresso sulla ceralacca.

Il timbro deve includere la forma societaria, la ragione sociale e il numero di registrazione della società (il numero registrato nel Certificato di Registrazione dell’attività). Una volta che il timbro è stato scolpito, la società deve inviare un avviso all’Ufficio del Registro delle Imprese per pubblicare il campione del sigillo sul Portale Nazionale della registrazione delle imprese, affinché’ venga concessa la validità ufficiale. Non ci sono quasi altri requisiti o restrizioni sulla forma in cui un’azienda può disegnare il proprio sigillo. La Legge sulle Imprese contiene disposizioni relative alla decisione della società di determinare la qualità del timbro (forma, dimensione, contenuto, colore dell’inchiostro) e le quantità degli stessi. La validità dei timbri è indefinita.

Il decreto governativo n. 96/2015 / ND-CP fornisce indicazioni sull’uso dei timbri aziendali. Tuttavia, si applica solo alle società stabilite ai sensi della Legge sulle Imprese e della Legge sugli Investimenti. Le entità costituite in virtù di altre leggi (come banche, società di valori mobiliari, studi legali, ecc.) sono ancora soggette al regolamento precedente. Fino a novembre 2014, la disciplina dei timbri della maggior parte delle organizzazioni era regolata dal decreto n. 58 / ND-CP del 24 agosto 2001, relativo alla gestione e all’uso dei sigilli e alle sue linee guida. Nel 2014 e nel 2016 sono state introdotte due importanti modifiche alle regole per i sigilli organizzativi che sono state incluse nella nuova legge sulle imprese del 2014 e nel decreto del governo n. 99/2016 / ND-CP.

È vietato apporre un sigillo sulla firma di una persona non autorizzata. Questo divieto implica che solo una persona che ha il diritto di agire per conto della società ha il diritto di usarne il timbro. Come regola generale, il timbro deve essere apposto contestualmente alla firma del rappresentante legale della società. Se il dossier ha più pagine, il timbro deve essere apposto sulla firma e (supponendo che la firma si trovi nell’ultima pagina) sui bordi di tutte le pagine precedenti aperte a ventaglio.

Il sigillo deve essere comunque gestito dal top management dell’azienda e custodito presso la sua sede. Solo il senior manager può consentire che il sigillo venga portato fuori dall’ufficio e deve stabilire norme interne sulla gestione e l’uso del sigillo.

Qualsiasi azienda o organizzazione stabilita in un paese straniero ma che ha attività commerciali in Vietnam è considerata un’organizzazione non economica. Pertanto, prima di utilizzare il proprio timbro societario straniero in Vietnam, è necessario registrarsi presso le autorità vietnamite, che controlleranno il contenuto del sigillo e convalideranno la sua conformità con la legge vietnamita. Ad esempio, i modelli, le immagini, le parole e il contenuto in generale non devono essere offensivi nei confronti della storia, della cultura, dell’etica e delle usanze tradizionali vietnamite. Una società straniera può richiedere un sigillo in Vietnam.

Noi di D’Andrea and Partners abbiamo un team di specialisti che può consigliarti sugli investimenti esteri diretti in Vietnam. In caso di domande sugli IDE, contattare il nostro team all’indirizzo info@dandreapartners.com.