Allo scopo di rendere valido un documento italiano sul territorio della Repubblica Popolare Cinese, è necessario esperire una complessa procedura, denominata legalizzazione consolare. In generale, il processo di legalizzazione è finalizzato a rendere valido un documento in uno Stato differente rispetto a quello dove è stato formato: pertanto, un documento scritto in lingua italiana e sottoscritto da un Pubblico Ufficiale può acquistare validità ed efficacia in Cina unicamente in quanto sottoposto a tale specifica procedura.

Tuttavia, a ben vedere, tale procedura non trova applicazione con riguardo ai Paesi che hanno aderito alla Convenzione dell’Aja del 1961. In base a quanto previsto dal richiamato accordo internazionale la legalizzazione dei documenti è sostituita, laddove gli Stati interessati siano entrambi parte della Convenzione, da una certificazione denominata apostille, ovvero un’annotazione da parte di una autorità, identificata dalla legge nazionale di attuazione della convenzione, sull’originale del certificato rilasciato dalle autorità competenti del Paese dove è stato formato il documento. La Convenzione dell’Aja è in vigore nella Regione Amministrativa Speciale di Hong Kong.

Al contrario, per quanto per i paesi non ratificanti – inclusa la Repubblica Popolare Cinese – la legalizzazione dei documenti è l’unica procedura applicabile. In tal caso è dunque necessario rivolgersi presso l’Ambasciata o un Consolato cinese in Italia.

Legalizzazione e Apostille si applicano solo agli atti e documenti pubblici, come definiti dalla normativa nazionale e internazionale applicabile (comunitaria, pattizia, etc.): di conseguenza, non possono essere legalizzati o apostillati atti e documenti privati se non in quanto siano stati previamente “trasformati” in atti e documenti pubblici, nei modi consentiti dalla legge (autentica, copia conforme, registrazione, data certa, etc.).

Prima di procedere alla legalizzazione, se il documento è in lingua straniera, è necessario eseguire la traduzione del documento tramite un professionista riconosciuto ed abilitato. Al termine della traduzione, il traduttore esegue la cosiddetta asseverazione, con la quale il traduttore si assume personalmente la responsabilità circa la conformità della traduzione e dichiara di essere in buona fede e di non avere nessun dubbio dal punto di vista tecnico. Nei Paesi nei quali tale figura non è prevista occorrerà fare ricorso alla certificazione di conformità apposta dall’Ufficio Consolare.

In assenza di accordi internazionali più favorevoli, come nel caso in questione, gli atti e documenti formati in Italia e da farsi valere all’estero devono subire (quando la legge dello Stato di destinazione lo richiede) un doppio procedimento di legalizzazione, il primo da parte dell’organo italiano competente (legalizzazione nazionale) e il secondo da parte delle rappresentanze diplomatiche o consolari dello Stato di destinazione competenti per l’Italia.

La prima fase della legalizzazione avviene attraverso il coinvolgimento della Procura della Repubblica, limitatamente agli atti giudiziari, o della Prefettura – Ufficio territoriale del Governo in ogni altro caso, e purché l’atto sia sottoscritto da un Pubblico Ufficiale. In seguito la legalizzazione definitiva viene effettuata tramite il coinvolgimento di un consolato cinese presente in Italia.

Per poter procedere alla legalizzazione presso l’ufficio consolare si deve essere muniti dell’atto in originale, della traduzione asseverata, di una copia dell’atto e della traduzione. Il richiedente al momento della presentazione dovrà essere munito di documento di riconoscimento.

Gli atti sono soggetti al pagamento di diritti in base alla tariffa consolare e vengono rilasciati dopo alcuni giorni dalla richiesta.

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