Come aprire un ufficio di rappresentanza in Vietnam

Come aprire un ufficio di rappresentanza in Vietnam

L’Ufficio di Rappresentanza (UR) è una scelta popolare per le società straniere che desiderano stabilire una presenza nel mercato vietnamita ad un costo relativamente basso. Esso serve come trampolino di lancio per le imprese che vogliono comprendere meglio l’ambiente commerciale vietnamita prima di compiere investimenti più grandi. Pertanto, l’apertura di un UR in Vietnam può essere un modo efficace per chi vuole tentare un primo approccio con il mercato locale senza investire grosse somme oppure incorrere nelle complessità legali associate ad altre forme di ingresso, come ad esempio la costituzione di una filiale o una joint venture.

In questo articolo esamineremo i requisiti preliminari e le procedure per registrare un UR di una società straniera, e descriveremo le attività ad esso consentite nel Paese.

Requisiti

Innanzitutto, l’investitore deve essere una società (non un individuo) legalmente costituita in un Paese straniero e, come specificato nell’articolo 7 del Decreto 07/2016/ND-CP (di seguito “il Decreto”), deve essere in attività da almeno 1 anno dalla data di costituzione.

Successivamente, la società straniera (di seguito “la sede centrale”) deve nominare un Responsabile dell’Ufficio di Rappresentanza che idealmente dovrebbe essere residente in Vietnam o, nel caso in cui non sia presente nel Paese, dovrebbe conferire una Procura ad un’altra persona. È importante sottolineare che il Responsabile dell’Ufficio di Rappresentanza non può ricoprire lo stesso incarico in un altro UR.

Infine, è importante tenere presente che per l’apertura dell’UR sarà necessario trovare una sede idonea presso un indirizzo registrato. La sede centrale dovrà quindi cercare una posizione adatta, che potrebbe essere un ufficio fisico o una scrivania in uno spazio di coworking (conosciuto anche come “ufficio virtuale”) nella città/provincia in cui l’UR verrà stabilito. Questo passaggio assicurerà la corretta localizzazione e funzionamento dell’UR.

Procedure

Per aprire un UR, è necessario presentare una domanda presso il Dipartimento dell’Industria e del Commercio della città/provincia in cui sarà stabilito l’UR (di seguito “l’Autorità”).

Tra i documenti da includere nel fascicolo, sarà necessario fornire una “Lettera di nomina per il Responsabile dell’Ufficio di Rappresentanza” timbrata dalla società e firmata dal Responsabile dell’Ufficio di Rappresentanza.

Un’altra parte importante riguarda i Bilanci della sede centrale. Secondo l’Art.12 del Decreto, la sede centrale deve fornire i suoi Bilanci sottoposti a revisione (o certificati di adempimento degli obblighi fiscali/finanziari) dell’ultimo anno fiscale. A titolo di chiarimento, il Bilancio dovrebbe includere il bilancio patrimoniale, il rendiconto finanziario e il conto economico.

Inoltre, è fondamentale fornire prove che il Locatore dell’Ufficio abbia sia il potere che il diritto legale di locare lo spazio dell’ufficio. Sarà quindi necessario ottenere il “Certificato di Diritto d’Uso del Terreno” dal Locatore e presentare una copia autenticata all’Autorità.

Una volta che la Licenza per l’apertura dell’UR (di seguito “la Licenza”) è stata emessa correttamente, dovranno essere eseguiti alcuni passaggi finali, tra cui la creazione di un timbro per l’UR, l’apertura di un conto bancario dedicato e l’annuncio della sua apertura.

È importante notare che a un UR non è consentito impegnarsi direttamente in attività generatrici di profitto, emettere fatture o stipulare contratti commerciali con terze parti. Pertanto, non è soggetto all’Imposta sul Reddito delle Società (CIT), anche se è comunque responsabile per la dichiarazione dell’Imposta sul Reddito delle Persone Fisiche (PIT) per i suoi dipendenti. Inoltre, ai sensi dell’articolo 32 del Decreto, l’UR deve presentare una Relazione sullo Stato delle sue Operazioni all’Autorità entro il 30 gennaio di ogni anno.

Infine, la Licenza ha una validità di cinque anni e, in ogni caso, non deve superare il periodo residuo di validità del Certificato di Registrazione Aziendale della sede centrale. Per rinnovare la Licenza, è necessario presentare una nuova domanda presso l’Autorità.

Attività consentite

Esaminiamo ora quali sono le attività che possono essere svolte da UR in Vietnam.

Innanzitutto, un UR in Vietnam può svolgere attività di ricerca di mercato per raccogliere informazioni sulle preferenze dei consumatori, la concorrenza oppure per sondare potenziali opportunità. Ciò aiuta la sede centrale a prendere decisioni informate riguardo alle future strategie commerciali e offerte di prodotti/servizi in Vietnam.

L’UR può anche agire come ufficio di collegamento e servire da canale di comunicazione tra la società madre e i partner, i clienti e i fornitori vietnamiti. Esso favorisce il coordinamento, aiuta a mantenere le relazioni e supporta lo scambio di informazioni, migliorando così le collaborazioni commerciali.

Infine, l’UR può svolgere attività promozionali per creare consapevolezza sui prodotti, servizi e capacità della sede centrale. Ciò può essere fatto attraverso incontri, seminari, mostre ed altre iniziative di marketing. L’obiettivo è generare interesse e stabilire relazioni che possono portare a potenziali opportunità commerciali in futuro.

Conclusione

In conclusione, l’apertura di un Ufficio di Rappresentanza (UR) in Vietnam può essere una valida opzione per le aziende che desiderano stabilire una presenza nel mercato. Offre vantaggi come l’ingresso a basso costo, la comprensione del mercato attraverso la ricerca e la funzione di ufficio di collegamento per la costruzione di relazioni. Tuttavia, a causa del suo ambito limitato e dell’incapacità di svolgere attività generatrici di profitto, potrebbe non soddisfare gli obiettivi di tutte le aziende. Per questi motivi, è fondamentale consultare un consulente legale per navigare efficacemente nel quadro normativo e garantire la conformità alle regole durante il processo di apertura dell’UR.

Come aprire un ufficio di rappresentanza in Vietnam(图1)Come aprire un ufficio di rappresentanza in Vietnam(图2)