Identificazione all’ingresso: i dati raccolti dagli addetti alla sicurezza

I forum su Internet sono inondati da domande relative alle prassi cinesi per la protezione dei dati personali. Un argomento discusso riguarda la facoltà e l’autorizzazione del personale all’ingresso di un edificio a raccogliere informazioni personali come nome, data di nascita, numero di identificazione, indirizzo di casa, che si tratti di un’azienda o di un quartiere residenziale. Abbiamo analizzato questa questione dal punto di vista legale.

Il personale all’ingresso degli edifici è legalmente autorizzato a raccogliere informazioni personali?

L’art. 5 delle Norme Generali della Repubblica Popolare Cinese (in cinese, 中华人民共和国 民法 总则) del 2017 prescrive il principio base della volontarietà durante l’attività quotidiana delle persone fisiche e giuridiche in Cina. Pertanto, come regola generale, i gestori di edifici in quanto entità giuridiche hanno il diritto di chiedere informazioni ai visitatori e i visitatori hanno il diritto di decidere se fornire tali informazioni.

Tuttavia, ai sensi della Information Technology – Personal Information Security Specification (in cinese, “信息 安全 技术 个人 信息 安全 规范”) GB / T 35273-2017, la raccolta di informazioni personali deve essere condotta in modo appropriato. In particolare, i gestori di edifici devono tassativamente adempiere ai seguenti obblighi:

• Informare espressamente la persona in merito allo scopo e all’uso delle informazioni personali raccolte e richiedere l’autorizzazione e il consenso della persona prima di ottenere tali informazioni personali. Per le informazioni personali di base, come i nomi, il consenso verbale è accettabile nella maggior parte dei casi. Tuttavia, nel caso si tratti di informazioni personali sensibili, come numero di ID, indirizzo e conto bancario, è necessario un consenso esplicito per poter raccogliere tali informazioni. Esempi di consenso esplicito includono la firma di un accordo di consenso o il clic volontario sulla casella “sì” nelle piattaforme elettroniche.

Le eccezioni si applicano in diversi casi quando gli addetti alla sicurezza degli edifici hanno il diritto di raccogliere le informazioni personali anche in assenza dell’autorizzazione e del consenso da parte del visitatore. Ad esempio, dove la raccolta e l’uso sono in relazione diretta con la sicurezza pubblica, l’igiene pubblica o importanti benefici pubblici.

• Stabilire una Politica Interna che prescriva le procedure di raccolta e archiviazione delle informazioni personali e informare la persona della loro Politica e del fine della raccolta di tali informazioni e della politica di riservatezza.
• Raccogliere informazioni limitate direttamente correlate allo scopo della raccolta, conservare tali informazioni in condizioni di massima riservatezza, utilizzare tali informazioni in modo coerente con lo scopo della raccolta. Ad esempio, nel caso in cui il personale responsabile della sicurezza degli edifici pubblici ritengono che le informazioni siano raccolte per motivi di sicurezza pubblica, tali informazioni devono essere conservate in condizioni di massima riservatezza senza essere rivelate a terze parti, salvo il verificarsi di un incidente di pubblica sicurezza. In tal caso, la polizia potrebbe aver necessità di accedere alle informazioni ai fini delle indagini. Diversamente, il personale degli edifici sarà legalmente responsabile per eventuali fughe di informazioni.

I manager degli edifici sono autorizzati a rifiutare l’accesso all’edificio ai visitatori?

 

Un Manager di un edificio solitamente rappresenta un’entità legale che gestisce la proprietà per conto di un proprietario. L’arte. 2 della legge sui diritti reali della RPC (cinese, 中华人民共和国 物权 法) prescrive che il proprietario gode del diritto esclusivo del controllo diretto su una proprietà specifica. Il controllo potrebbe assumere forme diverse, tra cui la limitazione dell’accesso all’edificio ai visitatori non identificati.

Pertanto, i gestori degli edifici avrebbero il diritto di rifiutare al visitatore di entrare nell’edificio solo in caso sussista la regolare autorizzazione da parte del proprietario.

 

I visitatori sono legalmente tutelati, qualora si rifiutino di fornire informazioni personali?

 

Qualora il Manager di un edificio si rifiuti di fornire i suddetti documenti e / o le informazioni richiesti, che consiste nella violazione del diritto all’informazione del visitatore, costui può rifiutarsi di fornire informazioni personali e rivolgersi alle Autorità per assistenza, se necessario.

In pratica, i Manager di edifici pubblici solitamente utilizzano il fine della  pubblica sicurezza come presupposto per ottenere informazioni personali, tra cui il nome dei visitatori e le aziende da visitare. In queste situazioni, i visitatori possono chiedere ulteriori spiegazioni in merito all’utilizzo delle informazioni raccolte. Nel caso in cui non siano fornite spiegazioni o spiegazioni sufficienti, i visitatori possono anche contestare ai Manager le richieste di informazioni personali per accedere all’edificio.

 

E gli interessi degli inquilini?

 

Potrebbero verificarsi situazioni in cui un inquilino si trovi ad affittare un ufficio all’interno di un business center in cui le regole di identificazione siano già state implementate o devono essere implementate dopo la conclusione del contratto di affitto.

Nella primo caso, l’azienda può verificare con il locatore se l’edificio ha tali regolamenti e predisporre esplicitamente le loro disposizioni principali nel contratto. Questa questione può anche essere discussa dalle parti durante la negoziazione del contratto di affitto. Qualora il locatore voglia mantenere tali regole, l’azienda può decidere se affittare l’ufficio nell’edificio con tali requisiti di identificazione dei visitatori.

Nel caso in cui tali regolamenti siano attuati dopo la conclusione del contratto, il locatore deve comunicare alla società tali modifiche. Laddove tali emendamenti violino gli interessi del locatario (ad esempio, alla società non è consentito l’utilizzo delle strutture dell’ufficio per incontrare i clienti), la società può appellarsi all’Art. 54 e 58 della legge sui contratti della RPC ( in cinese, 中华人民共和国 合同 法) e richiedere la modifica (riduzione della tariffa di affitto) o la revoca del contratto e il rimborso di tutte le perdite e le spese corrispondenti.

Ci sono più possibilità che tale richiesta venga approvata da parte del Tribunale se il contratto di affitto include la clausola sulla destinazione d’uso del locale ovvero l’utilizzo delle strutture per l’incontro con i clienti e potenziali clienti dell’azienda.

 

D’Andrea & Partners continuerà a tenervi aggiornati sugli ulteriori sviluppi della protezione dei dati personali in Cina. In caso di richieste, non esitate a contattarci tramite info@dandreapartners.com.