为使意大利文件在中华人民共和国境内具备法律效力,必须经过名为为“领事馆认证”的特定程序。一般来讲,上述程序可使文件在其创建国度以外的其他地区具备法律效力。因此,以意大利语书就的的经公务人员签署的文件必须经过领事馆认证程序才可在中国生效。

但是也不能一概而论。当《1961年海牙公约废除就外国公共文件所需认证》施行后,一种更加快捷与简便的认证方式取代了领事馆认证程序,称为“海牙认证”。海牙认证是一种附在待认证文件后的加印官方认证,由1961年海牙公约参与方的州政府指定的主管机构加附。中国香港特别行政区适用该公约。

对于未参加该公约的国家,其中包括中华人名共和国,领事馆认证仍然是唯一的选择。因此,为了使意大利文件在中国具备效力,仍然需要向驻意大利中国使领馆进行询问。

值得重视的是领事馆认证和海牙认证仅适用于有效的国家和国际法律中界定的公共文件和决议。因此,除非之前已经已经通过有效法律形式(比如证明,认证复件和登记等)“转”为公众文件和决议,否则私人文件和决议无法进行领事馆认证和海牙认证。

若待认证文件为外语书就,在进行认证之前应该由法律认定的专业人士进行翻译。翻译一经完成,该专业人士应当提供声明,表明其本着善意原则,对翻译内容无存疑,因此个人对此承担所有责任。

若不存在其他可适用的更有利的国际合约,比如目前的情况,意大利文件应当经过一个两步认证程序才能在海外生效。即意大利文件应当首先经过意大利有关机构的认证,然后再由目标国家的州级主管领事机关认证才能发生效力(如目前中国)。

因此对于由司法机关或者司法部发布的文件,比如犯罪记录,第一步认证的主管机关应该是当地检察官办事处;如果文件已经由公务人员签署的,主管认证机关应该为当地区域行政机关。

至于第二步认证,主管办事处应该为在驻意大利的中国使领馆。办理认证时,申请人应当出具(1)决议/文件的原件和复印件;(2)原件由外语书就的,应当提供经认证的翻译件原件和复印件;(3)有效身份证明。

认证程序需收取费用,具体数目根据需要认证的决议/文件不同而变化。相关文件在提交给领事馆数日后可自取。

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